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Barrierefreie PDF-
Dateien: Was Sie
wissen müssen

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Informationen in Dokumenten wie PDF-Dateien sollten für Menschen mit und ohne Beeinträchtigung uneingeschränkt zugänglich sein. Vor allem für Personen mit einer Sehbehinderung sind barrierefreie PDFs daher sehr wichtig.

Was sind barrierefreie PDFs?

Eine PDF-Datei gilt dann als barrierefrei, wenn diese nach dem PDF/UA Standard erstellt wurde. Dieser Standard versichert, dass die enthaltenen Informationen auch für Menschen mit einer Beeinträchtigung, wie zum Beispiel einer Sehbehinderung, zugänglich sind.

Richtlinien sorgen also dafür, dass die Datei auch ohne Probleme von einem Screenreader gelesen werden kann. Definiert in diesem Regelwerk sind unter anderem die Auszeichnung der Lesereihenfolge oder Tags, die definieren, um welche Art von Element es sich handelt. Eine Fußzeile zum Beispiel muss der Screenreader nicht vorlesen und bei Bildern liest er den hinterlegten Alternativtext der Datei vor.

Warum barrierefreie PDFs erstellen?

Gerade in einer schnelllebigen und digitalen Zeit wie heute, bleiben Menschen mit Behinderungen oder sozial benachteiligte Personen oft auf der Strecke. Wichtige Informationsquellen wie das Internet oder PDF-Dateien bleiben ihnen somit verwehrt und die Defizite werden dadurch noch größer. Mittlerweile existiert dafür sogar schon ein ein eigener Terminus: Digital Divide.

Um gewisse Personengruppen nicht vom digitalen Alltag auszuschließen, ist es heute geradezu unerlässlich seine Dokumente barrierefrei aufzubereiten.

Barrierefreie PDFs und die gesetzliche Lage

Die gesetzliche Lage bildet im Eigentlichen das bereits im Jahre 2006 in Kraft getretene Bundes-Behinderten­gleich­stellungs­gesetz (BGStG). Dieses besagt, dass gestaltete Lebensbereiche, darunter fallen auch Systeme in der IT, wie Websites oder PDF-Dateien, für Menschen mit Behinderung ohne besondere Erschwernis zugänglich sein müssen.

Dieses Gesetz gilt nicht nur für öffentliche Behörden, sondern auch für alle Bereiche in denen öffentlich Dienstleistungen angeboten werden. Also unter anderem auch für Banken, Versicherungen, Handelsbetriebe, Hotellerie, Gastronomie und alle anderen öffentlichen Dienstleister.

Falls Sie also Dienstleister sind und PDF-Dateien auf Ihrer barrierefreien Website bereitstellen, sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet diese barrierefrei zugänglich zu machen!

Barrierefreie PDFs aus Word oder InDesign erstellen

Grundlegend besteht die Erstellung eines barrierefreien PDFs immer aus 4 Schritten:

  1. Erstellen Sie das Dokument mit einem Textverarbeitungsprogramm, dabei spielt es keine Rolle ob Sie Microsoft Word oder Adobe InDesign verwenden. Wichtig ist dabei nur, dass Sie darauf achten, dass Sie Elemente wie Listen nicht manuell durch Sonderzeichen oder Einrückungen erstellen, sondern immer die dafür gedachte Listenfunktion verwenden. Das selbe gilt auch für Tabellen. Nur so können Sie sicher stellen, dass der Screenreader dieses Element dann später als solches erkennt und richtig interpretiert.
  2. Jetzt können Sie das erstellte Dokument in ein PDF umwandeln. Sie erstellen somit die Grundlage für die später barrierefreie Datei. Nutzen Sie dafür die meist integrierte Funktion "Speichern unter" und dann "als PDF".
  3. Die Spannung steigt, denn jetzt können Sie Ihre Datei das erste Mal testen. Nutzen Sie da dazu Programme wie den "PDF Accessibility Checker". Falls dieser keine Fehler anzeigt, können Sie den vierten und letzten Schritt einfach auslassen!
  4. Falls PAC noch Fehler anzeigt, müssen Sie diese jetzt Schritt für Schritt ausbessern und nachbearbeiten. Um die bestehende Datei zu bearbeiten nutzen Sie am Besten ein Programm wie Adobe Acrobat.
Barrierefreies PDF prüfen mit PAC
Checkliste für barrierefreie PDF-Dateien
  • Angabe der Dokumentensprache
  • Klare Strukturierung des Dokuments (Lesereihenfolge)
  • Kennzeichnung von Headlines, Fließtext und Aufzählungen (Tags)
  • Index mit Verlinkungen zu den dazugehörigen Absätzen
  • Lesbarkeit (Schriftgröße, -farbe, etc.)
  • Alternativtexte für Medien
  • Abschließende Prüfung mit Tools wie dem PDF Accessibility Checker

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