Die Wäschebox
Mietwäscheservice 2.0
Prozesse digitalisieren, Abläufe automatisieren und damit den Kund*innenkomfort steigern und den internen organisatorischen Aufwand im Unternehmen minimieren: Genau das durften wir in diesem spannenden Projekt machen!
Die Idee
Die Wäschebox GesmbH steht für Pioniergeist, Innovationsfreude und Verantwortungsbewusstsein. Mit der Wäschebox wurde eine neue innovative Idee geboren – am Puls der Zeit und ein Paradebeispiel für den nächsten Schritt in die Digitalisierung.
Die Wäschebox löst elegant die bekannten Probleme von Hoteliers und Pensionsbetreiber*innen und steigert auch gleichzeitig den Kund*innenkomfort: Bettwäsche und Frotteewäsche mieten und nach der Nutzung einfach bei Bedarf tauschen. Und das Ganze ohne Vorbestellung oder lange Lieferzeiten. Kund*innen können sich die benötigte Wäsche einfach rund um die Uhr selbst in der nächsten Wäschebox holen – und auch die Abrechnung erfolgt vollautomatisiert.
- Online anmelden und Wäschebox Mitglied werden
- Wäschebedarf zusammenstellen
- QR-Code generieren
- Zum Standort in der Nähe fahren
- Bei der Wäschebox mit QR-Code identifizieren
- Mietwäsche aussuchen und mitnehmen
- Automatische Abbuchung der entnommenen Wäscheteile
Vorteile für Kund*innen
Das Konzept des Mietwäscheservice ist kein neues – auf der Suche nach Innovation und Weiterentwicklung, stellte sich die Frage, wie man den Prozess für Kund*innen ansprechend gestalten könnte. Die Antwort war: Die Wäschebox.
Die Vorteile im Gegensatz zum klassischen Ablauf liegen dabei klar auf der Hand: Die Digitalisierung des gesamten Prozesses bietet Kund*innen völlige Flexibilität und Unabhängigkeit. Kund*innen können einfach nach Bedarf die benutzte gegen frische Wäsche eintauschen. Und das Alles im Selfservice, ohne lange auf Lieferung warten zu müssen. So kann auch kurzfristiger Mehrbedarf schnell gedeckt werden.
Mit einem persönlichen QR-Code kann die Wäschebox selbstständig geöffnet werden. Die zurückgegebenen und entnommenen Wäschestücke werden beim Eintreten und Verlassen automatisch registriert und verrechnet.
Vorteile für die Betreiber*innen
Natürlich ergeben sich auch vielfältige Vorteile für die Betreiber*innen der Wäschebox. Der Verwaltungsaufwand, zum Beispiel für die Fakturierung, minimiert sich durch die automatisierte Abrechnung und entlastet so das Personal. Und auch die Fahrtkosten für die Zustellungen reduzieren sich, was in weiterer Folge übrigens auch die Umwelt freut. Nicht zuletzt sei erwähnt, dass das umfassende Backend auch über eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware RZL verfügt, welche es ermöglicht alle Rechnungen eines Monats direkt zu importieren und zu verbuchen.
Technische Umsetzung
Grundsetup & Usability
Wir haben uns für WordPress als CMS Grundgerüst in Kombination mit WooCommerce entschieden. Mit unserem eigens entwickelten Framework wird das Content-Management-System zu einem mächtigen Werkzeug um auch große und komplexe Projekte umzusetzen.
Mit Hilfe von Advanced Custom Fields haben wir nicht nur modular verwendbare Inhaltselemente geschaffen, die eine einfache Wartung ermöglichen, sondern auch Benutzer- und auch Produkt-Einstellungen gezielt erweitert um den Bestellworkflow abzubilden.
Neben der Entwicklung der Datenstruktur haben wir natürlich auch darauf geachtet, dass der gesamte Prozess für Kund*innen einfach und intuitiv ist. Beginnend mit der Registrierung bis hin zur Definition des Wäschebedarfs und der Hinterlegung der Zahlungsdaten werden User*innen durch das System geleitet. Ist die Registrierung abgeschlossen, haben die Kund*innen die Möglichkeit alle relevanten Informationen selbst in ihrem Login-Bereich einzusehen und zu bearbeiten. So kann zum Beispiel der Wäschebestand von allen Boxen in Echtzeit abgerufen oder eine neue Kreditkarte hinterlegt werden.
Anpassung Zahlungssystem
Um die erweiterten Zahlungsprozesse abwickeln zu können, haben wir neben der Standardschnittstelle des Payment-Providers auch über dessen API diverse Workflows für Autorisierungen und Buchungen abgebildet und entwickelt, genauso wie für das Hinterlegen von neuen Kreditkartendaten.
Rest API
Um eine reibungslose Kommunikation zwischen dem Backend und der Wäschebox zu gewährleisten, wurden spezielle Rest API Endpunkte entwickelt. Diese ermöglichen es, Daten zwischen den System auszutauschen. Meldet die Box zum Beispiel ein neues Produkt, wird dieses automatisch im Backend angelegt und ist somit für User*innen zur Bestellung verfügbar. Auch die Autorisierung oder die Verbuchung von Entnahmen aus der Wäschebox werden über diese Schnittstelle abgewickelt.
QR-Codes
Nach der ersten Zahlung haben Kund*innen die Möglichkeit einen oder mehrere Zutrittscodes zu generieren. Die Erstellung erfolgt über einen zufällig generierten Code, welcher als QR-Code ausgegeben wird und als Bild, PDF oder auch bequem als Wallet-Datei für iOS Geräte gespeichert werden kann. Wird dieser vor Ort eingescannt, fragt die Wäschebox über eine Schnittstelle im Backend an, ob die Besucherin oder der Besucher berechtigt ist, die Wäschebox zu betreten. Gibt es zum Beispiel personelle Änderungen und ein/e Mitarbeiter*in soll nicht mehr berechtigt sein die Wäschebox zu öffnen, kann der Zugangscode in Echtzeit entfernt werden.
RZL-Export
Eine eigens für unseren Kunden entwickelte Exportfunktion ermöglicht es, alle verrechneten Leistungen mit den finalen Buchungssätzen in eine CSV-Datei zu exportieren. Die Buchhaltung muss somit pro Monat nur mehr eine Datei in RZL importieren – manuelle Buchungen sind also nicht nötig.
Fazit & Ausblick
Ende 2021 wurde die erste Wäschebox in Radstadt erfolgreich in Betrieb genommen. Bereits mit dem Tag der Eröffnung konnten die ersten Kunden den vollautomatisierten Service in Anspruch nehmen.
In den nächsten Monaten sollen noch weitere Standorte in ganz Österreich folgen. Da wir in der Planungsphase bereits die Möglichkeit mehrerer Boxen mitgedacht haben, können in Folge alle Boxen mit dem von uns entwickelten System kommunizieren. Sowohl Kund*innen als auch unsere Auftraggeber können somit eine zentrale Plattform für die komplette Abwicklung nutzen.
Ich will meine Prozesse auch digitalisieren!