Gemeinde Gleisdorf
Gleisdorf App

Ausgangslage

Die Gemeinde Gleisdorf in der Steiermark ist als besonders innovativ und transparent bekannt, immer am Puls der Zeit. Daher war es ein wichtiger Digitalisierungsschritt, neben der responsive Website, auch ein mobiles Angebot für die Bürger*innen bereitzustellen. Insbesondere nach der Gemeindezusammenlegung 2015 bei der Gleisdorf mit 4 Umlandgemeinden fusioniert wurde, war es Herrn Bürgermeister Stark wichtig, auch den neu hinzugekommenen EinwohnerInnen einen direkten unbürokratischen Zugang zur kommunalen Verwaltung zu ermöglichen. Über eine App sollte es einfach und niederschwellig möglich sein mit der Stadtgemeinde in einen offenen Dialog zu treten, sowie die Beteiligung und Mitarbeit im öffentlichen Raum zu fördern. Das Verständnis um diese Ausgangssituation und die Motivation des Kunden war Grundlage für unsere Beratungstätigkeit.

Beratung

Im Vorfeld gab es zahlreiche Fragen zu klären und Entscheidungen zu treffen. Eine der wichtigsten Fragen im Rahmen eines App-Projekts ist immer: Wie soll die App technisch programmiert werden – nativ oder webbasiert? Unser Anspruch ist es, unseren Kunden vor Projektstart zu vermitteln, was auf sie zukommt und mit welchen Implikationen zu rechnen ist. Dazu gehört auch ein Bewusstsein dafür zu schaffen, was es bedeutet, App-Anbieter*in zu sein. Die laufende Betreuung und Auseinandersetzung mit eigenen Apps wird auf Kund*innenseite häufig unterschätzt.

Konzeption

Was gebraucht wird, wird auch genutzt

Die konzeptionelle Phase startete mit Design-Thinking Workshops in denen zunächst die Zielgruppen mit deren Bedürfnissen und Erwartungen herausgearbeitet wurden. Mit diesem Zielgruppenfokus wurden dann Inhalte und Funktionen definiert und strukturiert, die für diese potentiellen Nutzer*innen, sowie die mobile Nutzungssituation besonders relevant sind:

Die Workshop-Ergebnisse und -Entscheidungen wurden in Form eines Grobkonzepts dokumentiert, in dem bereits die wichtigsten App-Ansichten als Wireframe skizziert und beschrieben wurden. Dabei liegt der Schwerpunkt immer auf dem Entwurf einer intuitiven Benutzerführung und eines verständlichen Navigationskonzepts, so dass für die Nutzer*innen die Bedienung der App so bequem und konfliktfrei wie möglich ist.

Wireframe

Ein Wireframe ist eine schematische Skizze der Benutzeroberfläche einer Anwendung oder Webseite. Im Wireframe werden die grundlegenden Elemente einer Ansicht definiert.

Auf Basis dessen konnte parallel ein technisches Konzept zur Spezifikation von Funktionen und Schnittstellen erarbeitet werden, sowie das grafische Design der Benutzeroberfläche erstellt werden.

So früh wie möglich testen

Mit dem grafischen Screendesign konnte ein interaktiver Prototyp erstellt werden, der die Detailspezifikation nachvollziehbar dokumentiert und Optik und Haptik der Anwendung erlebbar macht. Damit konnte der Kunde optimal und konstruktiv in den Konzeptionsprozess eingebunden werden und es konnte in einem frühen Stadium eine sehr hohe Identifikation aller Projektbeteiligten mit dem Endprodukt erzielt werden.

Technische Umsetzung

Die App wurde nativ für Apple iOS und Google Android umgesetzt.

Eine gute App allein ist aber nicht alles. Das Herzstück einer jeden Anwendung ist das Backend und Schnittstellen, über die eine Anwendung mit Daten gespeist wird. Denn eine App, die manuell mit Daten gefüttert werden muss, womöglich auch noch zusätzlich zu einer Website oder Social Media Kanälen, ist unserer Ansicht nach in den meisten Fällen keine annehmbare Lösung. Uns ist wichtig, dass Anwendungen so nahtlos und wartungsfrei wie möglich in die bestehende Systemlandschaft integriert sind, und damit für Kund*innen ressourcenschonend betrieben werden können.
Zusätzlich konnte bei der Gleisdorf App eine tiefe Integration in Drittsysteme, wie CMS und Ticketsystem, erreicht werden, sodass Mitarbeiter*innen keine zusätzlichen Tools erlernen, sondern mit ihrer gewohnten Software arbeiten können.

Eine Kernfunktion im Detail – die Schadensmeldung

Die Bearbeitung von Bürger*innen-Anliegen erfolgt im Vergleich zu früher über die Grenzen von Abteilungen und sogar Unternehmen hinweg, wodurch Medienbrüche und mehrfacher Aufwand vermieden werden. Durch die Niederschwelligkeit über die App Kontakt mit der Gemeinde aufzunehmen, werden Anrufe reduziert und Anliegen digital an einer Stelle kanalisiert und automatisationsunterstützt zentral disponiert.

Bürger*innen können ihre Anliegen über eine einfache Eingabemaske mit automatischer Standortabfrage und Foto-Upload einem Themenbereich, wie beispielsweise Grünanlagen, Spielplätze, Müllabfuhr, Öffentliche Straßen und Beleuchtung zuweisen und an die Gemeinde bzw. die zuständigen angebundenen Unternehmen senden.

Die Anfragen werden über das interne Ticketsystem direkt an die zuständigen Ansprechpartner*innen geleitet. Für die Sachbearbeiter*innen sind die eingehenden Meldungen leichter abzuarbeiten, als bisherige telefonische Anliegen, da der genaue Standort, sowie Bilder vorliegen. Sollte es dennoch nötig sein, genauere Informationen bzgl. der Meldung bei den Bürger*innen zu erfragen, bietet die App einen direkten Kommunikationskanal.

Die Bürger*innen können ihre Meldungen und deren Bearbeitungsstatus über die Meldungsübersicht in der App jederzeit nachverfolgen und zu jeder Meldung mit der zuständigen Person Kontakt aufnehmen. Außerdem erhalten Nutzer*innen automatisch eine Mitteilung, wenn sich der Bearbeitungsstatus einer Schadensmeldung ändert.

Das Ergebnis

Seit Anfang 2017 sind die Bürger*innen mit der Gleisdorf App immer und überall mit den Services der Gemeinde verbunden. Bereits in der ersten 24 Stunden nach der Veröffentlichung erzielte die App über 500 Downloads und knackte in der ersten Woche sogar die 1.000er Grenze.

https://app.gleisdorf.at

Entstanden ist eine App die nützliche Funktionen für Bürger*innen bereitstellt:
Der individuelle Abfallkalender erinnert an die nächste Entleerung. Mit der Ärzt*innen- und Apothekensuche sind neben den regulären Öffnungszeiten auch Bereitschaften ersichtlich. Die Schadensmeldung ermöglicht Bürger*innen einfache und niederschwellige Kontaktaufnahme mit der Stadtverwaltung und den verbundenen Unternehmen. Umgekehrt kann auch die Gemeinde über diesen neuen Kanal alle Bürger*innen rasch und direkt informieren, beispielsweise im Katastrophenfall.
Aktuelle News, angesagte Veranstaltungen, sowie die täglichen Mittagsmenüs der Stadt schaffen Anreize zur regelmäßigen Nutzung der App.

Die App in Zahlen

Im ersten Jahr hatte die App knapp 3.400 Nutzer*innen, wobei 95% der App-Nutzung von wiederkehrenden Nutzer*innen stammt, also jenen welche die App regelmäßig benutzen. Das heißt, dass über 30% der Gleisdorfer Bürger*innen die App im erste Jahr nutzten.

Die beliebtesten Inhalte sind der Müllkalender, die Gleisdorf News, sowie Veranstaltungen, Ärztedienste und das tägliche Mittagsmenü.

Rund 200 Nutzer*innen haben mit der Erstellung einer Schadensmeldung aktiv mitgeholfen, Mängel oder Schäden in der Gemeinde zu beheben.

Seit Veröffentlichung hat die App im Google Play Store eine durchschnittliche Bewertung von 4,3 Sternen, im Apple App Store 5 von 5 Sternen.

Fazit & Ausblick

Die App stellt einen neuen reichweitenstarken und persönlichen Distributions- und Kommunikationskanal für die Themen und Inhalte der Gemeinde dar. Insbesondere die Jugend und nachfolgende Generationen können dadurch leichter angesprochen und früh an die Gemeinde herangeführt werden.

Nach erfolgter Abnahme begleiteten wir den Kunden sowohl beim Launch als auch im Marketing. In der ersten Zeit unterstützten wir die Mitarbeiter*innen des Kunden beim Aufbau von Support-Know-How. Um ein lebendiges Produkt zu schaffen wird Feedback von Endanwender*innen sowie Kundenseite gesammelt und regelmäßig diskutiert. Somit sind ausreichend neue Features für zukünftige Versionen gegeben.